Membuat Undangan Website Kekinian, Begini Caranya!

Inveeme – Acara yang sakral sudah tentu akan dipersiapkan secara matang supaya berkesan. Adapun salah satu persiapan yang senantiasa dilakukan adalah membuat undangan. Bentuknya pun beragam, baik undangan cetak maupun undangan website online.

Undangan secara online menjadi tren yang banyak berkembang beberapa tahun terakhir, terutama semenjak pandemi merebak. Hal ini tentu memberi efek dan impact tersendiri bagi banyak vendor, bahkan sudah banyak orang terjun ke jasa pembuatan undangan digital tersebut.

Apa Itu Undangan Online Web

Sebelum membahas lebih jauh mengenai undangan online website, ada baiknya Anda ketahui dulu konsep dari undangan tersebut. Sesuai namanya, undangan yang satu ini dibuat menggunakan website atau aplikasi khusus dan didistribusikan melalui media online.

Website sendiri merupakan suatu situs internet yang memuat berbagai informasi, baik berupa kata-kata, gambar, grafis, dan semua jenis file multimedia. Dengan begitu, undangan web merupakan undangan yang dibuat untuk diperlihatkan pada suatu website supaya diketahui oleh banyak orang sekaligus.

Tentunya, ada berbagai keunggulan yang dapat diperoleh menggunakan jenis undangan seperti ini. Salah satunya terkait penghematan biaya, waktu, hingga tenaga calon mempelai. Dengan adanya undangan website, biaya yang dikeluarkan juga akan lebih hemat sehingga terbilang lebih cocok bagi para pasangan yang super sibuk menjelang hari pernikahan.

Undangan seperti ini juga terbilang praktis karena Anda tidak perlu lagi wara-wiri mengantarkan info dan kartu undangan ke berbagai tempat. Cukup menyebarkan link website berisi undangan, maka tamu yang diharapkan hadir bisa membaca undangan tersebut dari handphone-nya.

Macam-macam Penggunaannya

Undangan online yang dikemas dalam bentuk website nyatanya sudah menjadi hal yang lazim digunakan saat ini. Ada berbagai acara yang bisa menggunakan undangan tersebut, baik formal maupun personal. Berikut beberapa contoh undangan online yang biasa dibuat.

1. Undangan pernikahan

Pernikahan identik dengan undangan cetak yang dibuat dalam berbagai bentuk dan desain. Kini, sudah banyak pasangan calon mempelai yang lebih memilih menggunakan undangan versi digital menggunakan website undangan pernikahan online dibanding undangan fisik.

Alasannya juga beragam, termasuk hemat budget sehingga anggaran yang tersedia dapat dialokasikan ke banyak hal lain. Selain itu, alasan lainnya lebih personal karena undangan website bisa dikirimkan ke sejumlah teman dekat dan kolega.

2. Undangan ulang tahun

Ulang tahun juga menjadi salah satu acara yang banyak diselenggarakan meskipun sedang dalam situasi pandemi sekalipun. Jika dulu undangan ulang tahun lebih sering dicetak dan diantarkan langsung, saat ini banyak anak dan orang dewasa menyelenggarakan pesta ulang tahun dengan menggunakan invitasi online yang dikemas dalam bentuk undangan web.

3. Undangan syukuran/tahlilan

Adapun syukuran yang dimaksud di sini seperti aqiqah, tahlilan, pemberkatan rumah dan sebagainya. Tidak sedikit penyelenggara acara yang memanfaatkan undangan online dengan desain yang variatif sehingga terlihat menarik dan berkesan.

Terlebih jika undangan tersebut diperuntukkan bagi banyak orang, undangan dalam bentuk website menjadi opsi yang paling banyak dipilih sebagai sarana penyampai informasi yang lebih praktis dan hemat namun tidak meninggalkan kualitas terbaiknya.

Fitur di Undangan Web Online

Bicara mengenai undangan website sudah pasti tidak dapat terlepas begitu saja dari fitur-fitur yang disediakan. Memang, semua fitur dan informasi yang disampaikan dalam undangan akan disesuaikan kembali dengan paket undangan dan kebijakan masing-masing vendor.

Salah satu vendor undangan online web yang banyak direkomendasikan yakni Inveeme. Platform ini dikenal dengan fitur pada lembar undangan yang lengkap, terutama untuk acara sakral seperti pernikahan. Adapun fitur-fitur yang dimaksud di antaranya:

1. Custom nama tamu

Banyak orang menganggap kalau pengiriman undangan secara online dirasa kurang dapat menghormati calon tamunya sehingga salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan tetap mengirimkan undangan menggunakan nama mereka satu persatu.

Langkah ini mungkin terbilang rumit, namun akan lebih efektif untuk menghargai tamu yang diundang. Oleh karena itu, fitur custom nama tamu ini menjadi penting sehingga Anda juga dapat menjaga silaturahmi dengan teman atau tamu undangan tersebut.

2. Informasi pasangan dan keluarga

Ketika membuat sebuah undangan website terutama untuk acara pernikahan, informasi khusus seperti nama pasangan dan keluarga (orang tua) juga menjadi hal yang sangat penting. Hal ini tentu saja termasuk bagian dari siapa yang mengundang dan menyelenggarakan acara tersebut.

Anda juga dapat menambahkan sejumlah detail lain seperti gelar, foto atau video pre-wedding, story-love timeline, serta hal-hal lain yang berkaitan dengan pasangan yang akan menikah. Pastikan desain pada bagian ini jelas dan dapat dibaca dengan baik supaya tidak menimbulkan mis-informasi bagi para tamu undangan nantinya.

3. Informasi detail acara

Hal yang juga tidak kalah penting ada dalam suatu undangan web online adalah informasi mengenai detail acara. Di dalamnya termasuk hari dan tanggal, waktu (jam), lokasi acara, bahkan kalau perlu diberikan juga informasi mengenai dresscode tamu.

Anda dapat menambahkan maps yang berisi detail lokasi dengan tidak hanya memberikan denah namun juga link maps Google. Hal tersebut tentu penting supaya tamu dapat menyesuaikan waktu untuk datang, pakaian yang digunakan, serta jarak tempuh ke lokasi acara.

4. Latar musik

Sebuah undangan website juga dapat disisipi dengan sejumlah file multimedia seperti lagu (background music). Latar musik tidak hanya sekadar pemanis namun juga bisa membuat undangan menjadi dinamis. Musik juga akan mendukung video atau grafis dari undangan yang dibuat tersebut.

Pemilihan latar musik tentu perlu dipertimbangkan dengan baik. Anda dapat menggunakan musik favorit berdua atau sekadar instrumental. Pastikan juga musik tersebut cocok dengan tema undangan dan pernikahan yang akan Anda gelar, ya.

5. Detail opsional

Sejumlah detail lain juga penting untuk Anda cantumkan. Sebagai contoh, quotes atau doa yang mengawali penulisan undangan, link zoom untuk acara online, dan sebagainya. Selain itu, bisa juga disampaikan kolom buku tamu untuk memastikan kehadiran tamu undangan tersebut.

Terakhir, Anda juga perlu memastikan apakah ada fitur broadcast untuk menyebarkan undangan Anda tersebut. Fitur ini akan memudahkan Anda mengirimkan undangan tanpa harus mengirimkannya satu persatu. Penggunaan video teaser tentu juga akan semakin menarik dan terkesan elegan.

Tentunya, semua fitur di atas akan sangat mudah dijalankan di handphone dan berbagai device lain karena dukungan Responsive Mobile Friendly. Jadi, Anda tidak perlu khawatir dengan kualitas desain dan responsibilitas informasi pada setiap perangkat yang tamu undangan gunakan.

Tips Membuat Undangan Web

Membuat suatu undangan website tentu memerlukan berbagai perencanaan yang matang sehingga tidak hanya desainnya saja yang menarik, namun konten dan berbagai detail lainnya dapat diinformasikan dengan baik. Berikut sejumlah hal yang perlu Anda lakukan ketika akan membuat undangan web online.

1. Pilih vendor terpercaya

Hal pertama yang sudah pasti Anda wajib jalankan yakni memilih vendor yang benar-benar sudah dipercaya banyak pihak dalam meng-handle pembuatan undangan. Tidak hanya sekadar murah, namun kualitas dan hasilnya haruslah yang benar-benar terjamin.

Vendor yang terbaik akan selalu memberi pelayanan yang terbaik. Mulai dari menampilkan portofolio hasil kinerjanya, tentu saja dengan respon positif dari banyak penggunanya. Selain itu, pemesanan juga dapat dilakukan secara mudah, baik melalui media sosial, live chat web, dan sebagainya.

Tersedia juga berbagai layanan dan fitur pendukung pada undangan, termasuk jika customer menginginkan sejumlah desain tambahan. Adanya garansi pengerjaan undangan dan layanan revisi tentu menjadi nilai tambah. Didukung juga oleh tim yang terpercaya dengan harga jasa yang terjangkau.

2. Sesuaikan konsep dengan budget dan acara

Jangan lupa juga untuk selalu menyesuaikan konsep undangan dengan acara yang akan diselenggarakan. Sebagai contoh, jika Anda akan menggelar acara pernikahan yang kental dengan adat dan acara tradisional, maka undangan web bergaya tradisional penting untuk Anda gunakan.

Selain itu, pertimbangkan juga konsep undangan dengan budget yang Anda miliki. Umumnya setiap vendor akan memberikan paket layanan yang bisa dipilih dengan pertimbangan kustomisasi, masa aktif, tambahan foto/video, dan sebagainya.

Semakin lengkap dan kompleks undangan yang Anda inginkan, tentu memerlukan biaya yang lebih besar. Pertimbangkan kembali dengan keluarga dan pasangan Anda untuk membuat undangan hari spesial tersebut menjadi berkesan sesuai kemampuan.

3. Ikuti alur pembuatannya

Banyak pelanggan undangan website yang merasa tidak sabaran ketika melakukan pemesanan, apalagi karena adanya anggapan kalau pembuatan undangan tersebut sangat cepat. Hanya saja, hal tersebut tidak boleh Anda lakukan karena akan lebih baik jika proses pemesanan dilakukan jauh-jauh hari sebelum hari H undangan disebar.

Umumnya, pemesanan dilakukan secara online maupun langsung, kemudian dilanjutkan dengan meeting kedua belah pihak untuk menentukan desain, gaya dan tema undangan, hingga informasi apa saja yang akan dibutuhkan dalam undangan tersebut.

Sejumlah vendor undangan web biasanya akan membutuhkan pengerjaan 1-3 hari kerja sesuai dengan tingkat kompleksitas undangan yang diinginkan klien. Anda juga masih bisa melakukan pemantauan apabila dalam waktu yang sudah disepakati belum ada kabar dari pihak vendor.

4. Jangan ragu mengajukan perbaikan

Sebagai pelanggan, Anda berhak untuk mengajukan revisi atau perbaikan apabila ada kesalahan, mulai dari ejaan nama, waktu pernikahan, dan sebagainya. Akan tetapi, pastikan kembali apakah vendor tersebut menerapkan biaya tambahan untuk revisi atau tidak.

Selain itu, tidak semua vendor menerima perbaikan apabila hal tersebut berkaitan dengan nama acara. Misalnya jika undangan sebelumnya disepakati sebagai undangan resepsi, namun tiba-tiba Anda ingin mengubahnya menjadi acara Ngunduh Mantu, tentu hal tersebut akan mengubah banyak hal sehingga vendor tidak menerima revisi.

5. Kirimkan sesuai timeline acara

Setelah seluruh aspek pada undangan online selesai diatur, saatnya mengirimkan undangan tersebut kepada para tamu yang diharapkan. Layanan pengiriman siaran kepada pihak vendor dapat diminta jika diperlukan. Jangan lupa untuk mengecek dengan teliti daftar penerima agar mengurangi risiko kesalahan.

Demikianlah sejumlah informasi mengenai undangan berbasis website, beragam penggunaannya, rincian informasi yang terdapat dalam undangan web, hingga cara menciptakan undangan web yang menarik dan memberikan kesan profesional. Semoga panduan ini bermanfaat bagi Anda dalam menciptakan undangan web terbaik untuk setiap acara yang diadakan. Selamat mencoba!